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Les membres volontaires du syndicat de gestion se répartissent les tâches au travers de différentes commissions (débroussaillement, finances, voirie, permis de construire, etc.).
Chaque commission est indépendante et travaille selon les besoins exprimés par les colotis ou par les nécessités relevées sur le terrain.
Chacune décide de se réunir aux moments nécessaires pour assurer la bonne conduite des affaires du Domaine.
Dans les faits, voici comment travaille une commission :
Des travaux sont envisagés par le syndicat de gestion.
Lors des réunions, les consignes sont données au responsable et aux membres de la commission.
La commission se rend sur place pour faire un état des lieux de ce qui doit être réalisé.
Les entreprises sont contactées pour les informer des désidératas du syndicat et des colotis et prendre connaissance des lieux et type d’exécution des travaux.
Celles-ci soumettent des offres de prix qui sont adressées au responsable de la commission
Lorsque toutes les offres sont réceptionnées, la commission se réunit pour les étudier, en faire une synthèse et faire part éventuellement de ses préférences pour l’une d’entre elles, argumentation à l’appui.
Cette synthèse sera soumise à l’ensemble des membres du syndicat à l’occasion d’une réunion. Deux hypothèses peuvent se présenter : soit les travaux ont déjà été votés lors de l’assemblée générale précédente et ils peuvent être réalisés sans délai avec l’accord des membres du syndicat, soit il faudra les présenter lors de l’assemblée générale suivante et les soumettre au vote des colotis.
Dès lors que les travaux auront été votés, la commission prendra contact avec l’entreprise sélectionnée pour régler les modalités d’exécution des dits travaux dans le respect des propositions soumises par l’entreprise sélectionnée ainsi que du cahier des charges imposé.
La commission suivra leur réalisation et les surveillera.
Au terme des travaux, la commission validera et réceptionnera les travaux.
S’ils sont conformes, elle donnera son accord pour le règlement de la facture.
Le trésorier principal de l’ASLG donnera les directives concernant le paiement des travaux exécutés.
Certaines commissions n’auront pas à soumettre préalablement leur travail à une quelconque autorisation, n’étant pas soumises aux mêmes impératifs que les autres. Il s’agit en particulier de la commission finance qui suit ses dossiers tout au long de l’année ou la commission permis de construire qui agit selon les obtentions des permis en cours d’année. Toutefois, un compte-rendu sera établi pour information des autres membres lors de chaque réunion.